Om je als lokaal bestuur een goede dienstverlening te kunnen aanbieden, werken wij veel met persoonsgegevens. Aan de hand van deze privacyverklaring willen we je meer uitleg geven bij de manier waarop we omgaan met de persoonsgegevens waarover we beschikken.

Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door stad Dendermonde.

We vinden het belangrijk om zorgvuldig om te gaan met uw persoonsgegevens, en we doen dit dan ook in overeenstemming met de Europese privacywetgeving (de Algemene Verordening Gegevensbescherming, afgekort als AVG of GDPR) en de relevante federale en Vlaamse wetgeving.

Definities

Persoonsgegevens omvatten alle informatie waarmee iemand geïdentificeerd kan worden. Dit kan rechtstreeks zijn, bijvoorbeeld aan de hand van een naam, rijksregisternummer of foto. Soms is het ook mogelijk om een persoon onrechtstreeks te identificeren door een combinatie van verschillende soorten informatie, bijvoorbeeld adres, leeftijd en geslacht. Alle informatie die zo aan iemand gekoppeld kan worden valt onder de noemer ‘persoonsgegevens’.

Verwerken omvat in de praktijk elk gebruik van persoonsgegevens, zoals het verzamelen, opslaan, wijzigen, raadplegen, verspreiden of wissen ervan.

De verwerkingsverantwoordelijke bepaalt welke persoonsgegevens worden verwerkt, welke middelen daarvoor worden gebruikt en voor welke doeleinden dit gebeurt. In de meeste gevallen is het lokaal bestuur verwerkingsverantwoordelijke bij het verwerken van persoonsgegevens van haar inwoners.

Verwerkers zijn partijen die in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerken. Als voorbeeld kan hier verwezen worden naar softwareleveranciers waar het lokaal bestuur beroep op doet.

Beginselen

Wij verwerken enkel de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de nagestreefde doeleinden. We waken daarbij over de volledigheid en juistheid van je persoonsgegevens.

Wij bewaren je gegevens in principe niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze verzameld werden. Als overheidsinstantie zijn we echter dikwijls wettelijk verplicht om je persoonsgegevens langer te bewaren, onder meer op basis van de archiefwetgeving. Het is daarnaast mogelijk dat je persoonsgegevens verder worden verwerkt voor wetenschappelijk en historisch onderzoek of statistische doeleinden. Daarbij worden steeds de nodige maatregelen genomen om je persoonsgegevens te beschermen. Indien identificatie niet vereist is voor deze doeleinden, dan worden je persoonsgegevens steeds gepseudonimiseerd of geanonimiseerd.

We nemen daarnaast de nodige veiligheidsmaatregelen om de persoonsgegevens die we verwerken op een passende manier te beveiligen. Je persoonsgegevens zijn enkel toegankelijk voor de personen die deze nodig hebben voor de uitvoering van hun taken. Iedereen die betrokken is bij de verwerking van uw persoonsgegevens, zowel eigen medewerkers als externe partijen, is bovendien wettelijk of contractueel gehouden om hier vertrouwelijk mee om te gaan.

Doeleinden en verwerkingsgronden

Je persoonsgegevens kunnen op verschillende manieren bij ons terechtkomen. Zo kunnen we bijvoorbeeld gegevens rechtstreeks bij je opvragen door middel van een contactformulier of bepaalde documenten. Een andere mogelijkheid is dat we je persoonsgegevens opvragen bij overheidsdiensten die er over beschikken.

Wij verzamelen en gebruiken je persoonsgegevens alleen als we er een duidelijk en gerechtvaardigd doel voor hebben vastgelegd. Meer bepaald verwerken wij je gegevens enkel op basis van volgende verwerkingsgronden:

• om een wettelijke verplichting na te komen, bijvoorbeeld: het bijhouden van gegevens van de inwoners van de gemeente in het bevolkingsregister, het inschalen van de  zorgbehoefte bij de dienst gezinszorg, de verwerking in het kader van een vergunningsaanvraag of in het kader van de belastingadministratie.
• voor de vervulling van een taak van algemeen belang of het openbaar gezag, bijvoorbeeld: om inwoners op de hoogte te houden van werkzaamheden in de openbare ruimte, hen te betrekken bij het beleid van het gemeentebestuur of in het kader van niet verplichte tegemoetkomingen aan mensen met een bepaald sociaal statuut, om een fietsbeloningsysteem via de scholen te realiseren.
• wanneer je hiervoor toestemming hebt gegeven, bijvoorbeeld: het versturen van nieuwsbrieven, het behandelen van meldingen of klachten, het publiceren van gericht beeldmateriaal of het plaatsen van niet-noodzakelijke cookies.
• voor de uitvoering van een overeenkomst met jou, bijvoorbeeld: wanneer je je inschrijft voor een culturele of sportactiviteit die het lokaal bestuur organiseert, of wanneer je iets ontleent bij de technische uitvoeringsdienst.
• om een ernstige bedreiging voor je gezondheid te bestrijden, bijvoorbeeld: samenwerking met de hulpdiensten in het geval van een ramp of een andere levensbedreigende situatie.

Voor de bovenstaande doelstellingen, en afhankelijk van de concrete verwerking, kunnen wij ‘gewone’ persoonsgegevens verwerken. Dat zijn onder andere:

• sociale (zekerheids)gegevens, bijvoorbeeld: informatie over kinderbijslag, tewerkstelling, werkloosheid, pensioen, leefloon … 
• beeld- en geluidsopnamen, bijvoorbeeld: foto’s, video-opname …

In uitzonderlijke gevallen verwerken wij ook ‘bijzondere’ persoonsgegevens, die gevoeliger zijn dan ‘gewone’ persoonsgegevens. Deze persoonsgegevens kunnen enkel verwerkt worden indien daar een bijzondere rechtsgrond voor bestaat. Het gaat om de volgende persoonsgegevens:

• gegevens over de gezondheid, bijvoorbeeld: medisch verslag, diagnose-informatie, behandeling, zorgbehoefte, informatie over een beperking, dieet, allergieën …
• politieke opvattingen, bijvoorbeeld: politieke overtuigingen, lidmaatschap van een politieke partij, politieke functies die worden vervuld, stemvoorkeur …
• filosofische of religieuze overtuigingen, bijvoorbeeld: registratie begrafenisritueel …
• raciale of etnische gegevens, bijvoorbeeld: taalvaardigheid, relevante informatie bij de aanmaak van een e-ID …
• lidmaatschap van een vakvereniging (vakbond), bijvoorbeeld: in het kader van de uitbetaling van werkloosheidsuitkeringen …
• gegevens over het seksuele leven

Het lokaal bestuur heeft daarnaast de taak om strafrechtelijke gegevens over veroordelingen en straffen te verwerken, in het kader van het verstrekken van uittreksels uit het Strafregister.

Doorgifte

Wij geven je persoonsgegevens niet door aan andere partijen, tenzij er daarvoor een wettelijke basis is. Als we voor het uitvoeren van een taak of voor het opstellen van een dossier beroep doen op een extern bedrijf (bv. een softwarefirma of gespecialiseerd adviesbureau) of je gegevens doorgeven aan een andere overheidsinstelling, dan mogen zij je gegevens alleen verwerken binnen het met hen afgesproken kader.

In principe worden je gegevens enkel binnen de Europese Economische Ruimte (EER) verwerkt. Wanneer je persoonsgegevens in uitzonderlijke gevallen toch buiten de EER verwerkt worden, dan gebeurt dit steeds in overeenstemming met de voorschriften van de AVG.

Verwerkersovereenkomsten
In samenwerking met de Vlaamse overheid en de Vlaamse Vereniging voor Steden en Gemeenten (VVSG) werd een generieke verwerkersovereenkomst opgesteld voor lokale besturen. Wij gebruiken deze verwerkersovereenkomst standaard als afsprakenkader met onze verwerkers. Deze overeenkomst wordt als bijlage opgenomen in onze bestekken. 

Protocollen
Wanneer wij persoonsgegevens (elektronisch) uitwisselen met andere publiekrechtelijke instanties, dan leggen wij het afsprakenkader omtrent deze verwerking vast in een protocol. Dit afsprakenkader heeft onder andere betrekking op de doeleinden en rechtmatigheid van de verwerking en de beveiliging van de persoonsgegevens. 

Bekijk het overzicht van onze protocollen

Openbaarheid van bestuur

Via de wetgeving over openbaarheid van bestuur kan iedereen bij ons een aanvraag tot openbaarmaking van bestuursdocumenten indienen. Daarbij worden je persoonsgegevens in principe niet vrijgegeven. In elk geval wordt de openbaarmaking van persoonsgegevens altijd vooraf getoetst aan de privacywetgeving.

Rechten

Als wij jouw persoonsgegevens verwerken, heb je de volgende rechten:

Recht op informatie en inzage
Je mag weten of we persoonsgegevens van jou hebben, welke dat zijn en op welke manier deze worden gebruikt. Je kan van ons een kopie van deze persoonsgegevens ontvangen en verdere toelichting krijgen over de verwerking.

Recht op correctie en aanvulling
Als jouw persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn, mag je ons vragen om deze te verbeteren en/of aan te vullen.

Recht om vergeten te worden
Je mag vragen dat je persoonsgegevens volledig worden gewist wanneer:

• de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze verzameld werden;
• je de toestemming voor het verwerken van uw persoonsgegevens intrekt, wanneer de verwerking hierop gebaseerd is;
• je bezwaar maakt tegen de verwerking (zie verder), en er geen dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking zijn;
• je persoonsgegevens onrechtmatig verwerkt worden;
• je persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op ons rust.

Wij zullen je persoonsgegevens wissen in de bovenstaande gevallen, tenzij we wettelijk verplicht zijn om je gegevens te verwerken of als de verwerking moet gebeuren in het algemeen belang.

Recht op beperking van de verwerking
Je hebt het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te laten beperken wanneer:

• je de juistheid van die gegevens betwist;
• de verwerking onrechtmatig is, maar je niet wil dat de gegevens gewist worden;
• wij jouw gegevens niet meer nodig hebben voor de verwerkingsdoeleinden, maar je deze nog nodig hebt in het kader van een rechtsvordering;
• je bezwaar maakt tegen de verwerking van je gegevens (zie onder), in afwachting van het antwoord op de vraag of er zwaarder wegende belangen dan de jouwe in het geding zijn.

Wanneer de verwerking beperkt is, worden je persoonsgegevens (met uitzondering van de opslag ervan) enkel verder verwerkt met je toestemming, voor de bescherming van de rechten van anderen, in het kader van een rechtsvordering of in het algemeen belang.

Recht op bezwaar
Wanneer je persoonsgegevens verwerkt worden in het kader van onze opdrachten van algemeen belang of het openbaar gezag, heb je het recht om je hiertegen te verzetten om redenen die verband houden met je bijzondere situatie. Behalve wanneer het algemeen belang zwaarder doorweegt dan dat van jou, zullen wij de verwerking van uw gegevens staken.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens
Wanneer we jouw persoonsgegevens geautomatiseerd verwerken op basis van je toestemming of in het kader van een overeenkomst, heb je het recht om de persoonsgegevens die je ons hebt verstrekt in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen, zodat je deze aan een andere verwerkingsverantwoordelijke kunt doorgeven. Je mag ons ook vragen om deze doorgifte in jouw plaats te doen, voor zover dit technisch mogelijk is.

Recht om niet onderworpen te worden aan geautomatiseerde besluitvorming
Je hebt het recht om je te verzetten tegen besluiten die uitsluitend op een geautomatiseerde verwerking van uw persoonsgegevens gebaseerd zijn en die voor jou rechtsgevolgen met zich meebrengen, behalve wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst met jou, dit wettelijk is toegestaan of dit berust op uw toestemming. In deze gevallen kan je ons wel vragen om een menselijke tussenkomst bij het nemen van dat besluit.

Recht op intrekking toestemming
Wanneer de verwerking gebaseerd is op je toestemming, kan je deze toestemming om het even wanneer terug intrekken. In dat geval stoppen wij de verwerking van je persoonsgegevens. De verwerking van deze gegevens vóór de intrekking van je toestemming blijft evenwel geldig.

Rechten uitoefenen
Als je een recht wil laten gelden, dan moet je dit schriftelijk en gedagtekend doen. Doe dit bij voorkeur online door te klikken op onderstaande knop.

Aanvraagformulier voor het uitoefenen van uw rechten

Het kan ook per e-mail naar privacy@dendermonde.be, per post naar 'Administratief Centrum, communicatiedienst, Franz Courtensstraat 11, 9200 Dendermonde' of op een papier dat je afgeeft aan de balie.

We hebben volgende gegevens nodig: 

• Jouw naam
• Een scan of kopie van je elektronische identiteitskaart
• Welk recht je wil laten gelden
• Op welke manier je de gegevens wil ontvangen: per post, op papier af te halen aan de balie of elektronisch

Om ervoor te zorgen dat de gegevens jou veilig bereiken, vragen we je dat je ze persoonlijk komt afhalen aan de balie en je hierbij je elektronische identiteitskaart voorlegt. Enkel wanneer je kiest voor verzending per post, is dit niet nodig.

Indien je je gegevens in het Rijksregister wil nakijken of wil controleren welke instanties je gegevens hebben geraadpleegd, kan je je rechtstreeks wenden tot Mijn Dossier.

Specifieke verwerkingen

Hieronder lichten we enkele specifieke verwerkingen gedetailleerder toe. Vanzelfsprekend kan je je rechten, zoals hierboven beschreven, uitoefenen met betrekking tot deze verwerkingen.

Nieuwsbrieven
Wij sturen een digitale nieuwsbrief. Je ontvangt deze als je hierop inschreef. Wens je een bepaalde soort nieuwsbrief niet meer te ontvangen, dan kan je je uitschrijven door te klikken op de uitschrijflink onderaan de nieuwsbrief. 

Beeldmateriaal
Bij de activiteiten die wij organiseren maken wij vaak foto's en video's. Dit beeldmateriaal gebruiken wij om promotie te maken voor het lokaal bestuur en haar activiteiten, onder andere in ons stadsmagazine, in onze nieuwsbrief, op onze website en op onze sociale mediakanalen. Wij respecteren je recht op afbeelding en engageren ons om je bij elke activiteit duidelijk in te lichten over het beeldmateriaal dat ter plaatse wordt gemaakt. 

Onze fotograaf beperkt zich zoveel mogelijk tot overzichtsfoto's en sfeerbeelden. Voor dit soort beeldmateriaal gaan wij uit van je impliciete toestemming, zowel voor het maken als voor de publicatie.

Soms zal onze fotograaf ook gericht beeldmateriaal maken. Onder gericht beeldmateriaal verstaan wij beeldmateriaal waarin je het hoofdonderwerp bent, waarbij je poseert of waarbij 1 of enkele personen worden uitgelicht. Zowel voor het maken als voor het publiceren van dit soort foto of video zullen wij altijd je expliciete toestemming vragen. Waar mogelijk doen wij dit op voorhand en schriftelijk. In de andere gevallen zal onze fotograaf je aanspreken. Je kan de aparte toestemmingen op elk moment intrekken.

Kom je in de stadscommunicatie in beeld zonder dat je dit wil? Geef het door via een melding.

Doe hier een melding over beeldmateriaal.

Sociale media
Het lokaal bestuur maakt gebruik van verschillende communicatiekanalen om in contact te treden met haar inwoners. Het lokaal bestuur is daarbij ook actief op sociale mediaplatformen, namelijk, Facebook, Instagram, YouTube. 

Indien je via deze kanalen met ons contact opneemt in een privébericht (bv. om een vraag te stellen of een probleem te melden), dan worden jouw persoonsgegevens daarbij verwerkt. Wij gebruiken die gegevens enkel om je verder te helpen of aan je verzoek gevolg te geven. Na afhandeling van je verzoek worden deze berichten niet meer door ons bewaard.

Indien je reageert op onze publieke berichten of deze berichten deelt of liket, dan zijn deze gegevens voor anderen zichtbaar. Deze publieke gegevens worden bewaard en zijn zichtbaar zolang deze niet door je verwijderd worden.

Je persoonsgegevens worden als gebruiker van sociale media ook verwerkt door het sociale mediaplatform in kwestie. Het lokaal bestuur heeft zelf geen controle over de verdere verwerking van uw persoonsgegevens door deze platformen. Op die verwerkingen zijn de privacyverklaringen van de sociale mediaplatformen van toepassing.

Cookies en tracking
Wij maken op onze website, in onze onlinediensten en voor onze nieuwsbrief gebruik van cookies en verwante technieken. In ons cookiebeleid vind je hierover alle informatie. In de cookie-instellingen (komt er snel aan) kan je per type cookie toestemming geven of weigeren. 

Mijn Burgerprofiel
Onze website is geïntegreerd met ‘Mijn Burgerprofiel’. Dit is een toepassing die werd ontwikkeld en wordt beheerd door Digitaal Vlaanderen. Dit is een intern verzelfstandigd agentschap van de Vlaamse overheid. De bedoeling van Mijn Burgerprofiel is om bestaande informatie die de overheid over je heeft, te tonen op een eenvoudige manier. Door deze informatie voor jou te bundelen zet de Vlaamse overheid in op een transparante en overzichtelijke overheid, dit over de verschillende overheidsniveaus heen.

Indien je gebruik maakt van Mijn Burgerprofiel worden jouw persoonsgegevens daarbij verwerkt. Voor meer concrete informatie hierover kan je terecht op de privacypagina van Mijn Burgerprofiel.

Vragen en klachten

Indien je vragen, opmerkingen of klachten hebt in verband met de verwerking van je persoonsgegevens, laat het ons dan weten. Je kan ons contacteren via de contactgegevens die onderaan deze privacyverklaring zijn opgenomen. Onze externe functionaris voor gegevensbescherming (FG, ook wel Data Protection Officer of DPO) is ook langs deze weg bereikbaar. Je vraag, opmerking of klacht wordt strikt vertrouwelijk behandeld.

Ben je ontevreden met de behandeling van je verzoek of ben je van mening dat de behandeling van je persoonsgegevens een inbreuk maakt op de privacywetgeving, dan kan je een klacht neerleggen bij de toezichthoudende autoriteiten.

De Vlaamse Toezichtcommissie kan je bereiken via contact@toezichtcommissie.be of via brief aan Koning Albert II-laan 15, 1210 Brussel. Volg de juiste procedure om een klacht in te dienen.

De Gegevensbeschermingsautoriteit kan je bereiken via contact@apd-gba.be of via brief aan Drukpersstraat 35, 1000 Brussel. Volg de juiste procedure om een klacht in te dienen of om bemiddeling te vragen.

Contactgegevens

U kan ons contacteren via privacy@dendermonde.be of per brief naar: Lokaal bestuur Dendermonde, dienst informatica, Franz Courtensstraat 11, 9200 Dendermonde. De functionaris voor gegevensbescherming (ook wel Data Protection Officer of DPO) is ook langs deze weg bereikbaar.

Voor klachten verwijzen we je door naar de klachtencoördinator.

Historiek aanpassingen

Ons privacybeleid werd laatst gewijzigd op 24/3/2023.