Het Bestuursdecreet van de Vlaamse overheid voorziet een procedure voor de melding van inbreuken waarbij degene die de melding doet, bescherming krijgt. Dit decreet is gebaseerd op de klokkenluidersrichtlijn 2019/1937 van het Europees Parlement.
Wat is een klokkenluidersmelding?
Klokkenluiders zijn personen die in een werkcontext informatie over inbreuken krijgen en die inbreuken vervolgens melden.
Een klokkenluidersmelding kan gaan over alle inbreuken op wetgeving en regelgeving die in Vlaanderen van toepassing zijn. Het kan gaan om een handeling in nalatigheid die onrechtmatig is, of het doel of de toepassing van regelgeving aantast.
De klokkenluidersmelding mag niet gaan over informatie die gaat over:
- Veiligheid van het land
- Geclassificeerde gegevens
- Bescherming beroepsgeheim van advocaten en van medisch beroepsgeheim
- Gerechtelijke beraadslagingen
- Strafprocesrecht
Wie kan een melding doen?
Klokkenluiders zijn personen die in het kader van een werkrelatie, inbreuken vaststellen en die inbreuken melden. Dit kunnen (voormalige) medewerkers, vrijwilligers, aannemers, leveranciers, consultants, sollicitanten ... zijn.
Bescherming
Als klokkenluider ben je beschermd tegen represailles en vergeldingsmaatregelen. De definitie van represailles is ruim omschreven. Denk bijvoorbeeld aan represailles in het kader van negatieve beoordelingen, schorsing of ontslag, maar ook bij verandering van taken, financiële sancties, of reputatieschade. De bescherming tegen represailles is onbeperkt in tijd.
De bescherming geldt wel enkel als je redelijke gronden hebt om aan te nemen dat je melding en de informatie waarover je op het moment van de melding beschikt, juist is. Indien je opzettelijk of bewust onjuiste of misleidende informatie meldt, geniet je geen bescherming. Personen die meldingen doen die bewust onjuiste informatie melden of openbaar maken, kunnen daarvoor aansprakelijk worden gesteld en een administratieve of tuchtsanctie oplopen.
De procedures en systemen die gebruikt worden om meldingen te ontvangen en op te volgen, bieden de nodige garantie inzake de vertrouwelijkheid, anonimiteit en kwaliteit van de behandeling.
Bescherming van de identiteit
Je kiest zelf of je je melding anoniem doet of niet.
- Meld je anoniem, dan blijft je identiteit ongekend.
- Maak je je naam bekend, dan wordt je identiteit beschermd. De meldingskanalen zorgen dat deze gegevens vertrouwelijk blijven (de toegang tot deze informatie wordt zoveel mogelijk beperkt):
- Jouw identiteit
- Identiteit van de anderen die in de melding genoemd worden
- Informatie waaruit jouw identiteit of deze van de anderen afgeleid kan worden
Rechten van de betrokken persoon
De persoon over wie de melding gaat (de betrokkenen), heeft deze rechten:
- Geheimhouding van de identiteit
- Recht op een doeltreffende voorziening in rechte
- Recht op een eerlijk proces
- Vermoeden van onschuld
- Recht van verdediging, bijvoorbeeld het recht om gehoord te worden en het recht op toegang tot hun dossier
Hoe maak je een klokkenluidersmelding?
Extern meldkanaal
Externe klokkenluiders, die geen medewerker (meer) van de stad, OCMW of AGB zijn zoals vrijwilligers, sollicitanten, aannemers, leveranciers, ex-medewerkers ... richten zich tot het externe meldpunt Audit Vlaanderen. Ook medewerkers die van mening zijn dat de inbreuk intern niet doeltreffend kan worden behandeld of represailles vrezen, kunnen rechtstreeks terecht bij Audit Vlaanderen.
De contactgegevens van Audit Vlaanderen zijn:
Audit Vlaanderen
Havenlaan 88 - bus 24
1000 Brussel
025 53 45 55
Klik hier voor meer informatie over een melding bij Audit Vlaanderen.
Intern meldkanaal
Enkel de eigen personeelsleden (stad, OCMW en AGB Dendermonde) kunnen een melding maken bij het interne meldkanaal. Indien je vindt dat de inbreuk niet doeltreffend behandeld kan worden door het intern meldkanaal of dat er een risico op represailles bestaat, dan kan je rechtstreeks melden bij het externe meldkanaal (Audit Vlaanderen).
De algemeen directeur is overeenkomstig het Bestuursdecreet het intern meldkanaal. Je kan je melding schriftelijk (via het invulformulier of via brief), telefonisch of fysiek bezorgen.
1. Schriftelijke melding via brief
Als je je melding via brief wil versturen, dan richt je deze aan de algemeen directeur. Je stuurt je brief naar volgend postadres en vermeldt ook duidelijk op de omslag dat de brief vertrouwelijk is, door het woord 'klokkenluidersmelding' zichtbaar te noteren.
Algemeen directeur
Franz Courtensstraat 11
9200 Dendermonde
De brief wordt niet geopend voor postbehandeling, maar wordt rechtstreeks aan de algemeen directeur bezorgd.
2. Melding via elektronisch invulformulier
Je kan de melding ook steeds versturen via het elektronisch invulformulier. Vergeet daarbij niet te vermelden of je een ontvangstbevestiging wil ontvangen. Als je een ontvangstbevestiging wil ontvangen, laat dan je contactgegevens (e-mailadres of postadres na).
Klik op onderstaande knop, vul de gegevens in en verstuur.
3. Telefonische melding
Je kan ook een telefonische melding maken via 052 25 10 01 (algemeen directeur).
4. Fysieke ontmoeting
Je hebt het recht om binnen een redelijke termijn een afspraak te krijgen voor een fysieke ontmoeting om je melding te bespreken. Als je ermee instemt, kan er een verslag opgemaakt worden. Je krijgt dan de kans om dit verslag te controleren, te corrigeren en voor akkoord te ondertekenen.
Wat gebeurt er als je je melding aan een verkeerde persoon of de verkeerde instantie richt?
Je melding wordt zo snel mogelijk op een veilige manier doorgestuurd naar de algemeen directeur. De onbevoegde persoon of instantie brengt je hiervan onmiddellijk op de hoogte. Als de algemeen directeur vaststelt dat hij niet bevoegd is om de melding te onderzoeken, neemt hij opnieuw contact op met je om toestemming te vragen om de melding te mogen doorsturen naar de bevoegde instantie voor verder onderzoek.
Wat gebeurt er met je klokkenluidersmelding?
Wat kan je verwachten nadat je je melding hebt ingediend?
- Ontvangstmelding
Je krijgt binnen 7 dagen na de dag van ontvangst door het meldkanaal een ontvangstmelding, tenzij- Je melding al binnen die termijn werd afgehandeld. dan krijg je meteen meer informatie over je melding.
- Je je uitdrukkelijk verzet tegen een ontvangstmelding krijgen.
- Een ontvangstmelding krijgen de bescherming van je identiteit in gevaar brengt.
- Maatregelen
Je krijgt informatie over wat je melding gebeurde:- Binnen 3 maanden na de dag waarop het meldingskanaal de ontvangstmelding heeft verstuurd.
- Binnen 3 maanden en 7 dagen als er geen ontvangstmelding verstuurd is.
Je komt te weten welke maatregelen we namen of zullen nemen door je melding. Je krijgt ook een uitleg waarom die maatregelen genomen worden. De meldkanalen mogen je geen informatie bezorgen die het interne onderzoek of de rechten van de betrokken perso(o)n(en) schaadt.
Verwerking van je persoonlijke gegevens
Als je je gegevens hebt meegegeven, verwerken de meldingskanalen deze persoonsgegevens bij de behandeling en registratie van meldingen (op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming):
- Naam van de melder
- Contactgegevens en de functie van de melder
- Naam van de facilitator of van derden die verbonden zijn met de melden en die het slachtoffer kunnen worden van sancties in een werkcontext
- Naam en de functie van de betrokken persoon en informatie over de inbreuken van de betrokken persoon
- Naam van de getuigen
- Schriftelijke meldingen
- Stemopnames en het schriftelijk verslag van mondelinge meldingen
